「計画的に仕事をする」ってほんとによいこと?|『HIGH OUTPUT MANAGEMENT』に学ぶ【青葉の働き方】

「プランニング」という言葉は、「仕事を計画的に進めること」と理解されることが多いのですが、その本質は「未来を予測して先手を打つこと」にあります。プランニングのアウトプットは、ただ仕事を計画的に進めることではなく、未来に起こる問題を解決するための新しい仕事(タスク)を生み出すことです。ここを理解しておかないと、ムダな仕事に翻弄されてしまうのです。

計画的に仕事を進める

ビジネスパーソンにとって仕事を計画的に進めること、「プランニング」は重要です。

特に管理職の重要な役割としては、業務計画を作り、チームメンバーを管理し、目的に向かって計画的に業務の進捗をして・・・

青葉

説明してて眠くなってきた笑

もしあなたが現役の管理職であったり、チームを率いて仕事をした経験があるのなら、こんな話は時間の無駄ですね。

ただ、「計画的に仕事を進めることができる」のと「計画的な仕事がどういうものか、その本質を知っている」とでは、きっと成せる仕事には大きな差が出ることでしょう。

日々、無意識に当たり前にやっている仕事のやり方だからこそ、一緒に少しだけ深堀りしてみませんか?

青葉

何か新しい気づきがあるかも!

プランニングは誰でもやってること

サラリーマン

仕事の計画を立て、チームを動かし、マネジメントするのがプランニングだ

社長2

プランニングは管理職が果たすべき重要な役割だね

きっと多くのビジネスパーソンはそう思っていることでしょう。

青葉

プランニングできる人って優秀なイメージだね

ところが実際はそんなたいそうなことではありません。誰でも普通にやっていることなのです。

車でどこか遠くに出かけるとしましょう。

まずあなたは目的地までどのくらいのガソリンが必要かざっくりイメージすると思います。同時に、燃料計をチェックしてガソリンの量を確認します。

頭の中でガソリンが足りるどうかを考えて、ガソリンスタンドに寄るべきかどうかを決めます。

これも立派なプランニングなのです。

プランニングの3ステップ

一般的に仕事のプランニングと言えば、こんなイメージではないでしょうか?

目標を設定する

達成のための行動計画を立てる

計画を実行し進捗する

これはこれで間違ってはいません。

ところが『HIGH OUTPUT MANAGEMENT』ではプランニングのステップを3つに分けています。

ステップ1:自分(自部門)に求められていることを把握する
ステップ2:現状を把握する
ステップ3:1と2のギャップを埋めるために何をするか決める

青葉

ずいぶん視点が違いますね

ガソリンの話で例えるとこうなります。

ステップ1:自分(自部門)に求められていることを把握する
⇒ 目的地までガソリンがどのくらい必要か?

ステップ2:現状を把握する
⇒ 今どのくらいガソリンがあるか?

ステップ3:1と2のギャップを埋めるために何をするか決める
⇒ ガソリンスタンドに行くべきかどうか決める

青葉

いったい何が言いたいんでしょうね??

プランニングとは「新しい仕事」を生み出すこと

まわりから求められることと、自らの現状を比べて、「今のままじゃ無理だな」となった場合、そのギャップを埋めるためには何かしなければなりませんね。

ガソリンが足りないと思えば、ガソリンスタンドに行くのです。

青葉

つまり、これが「仕事」ってもんですね
ギャップを放置するのは職務怠慢!笑

求められることと現状のギャップから、新しい仕事(タスク)を生み出すことが可能となります。

そしてその仕事(タスク)に取り組むことによってギャップを埋める。

プランニングとは「計画的に仕事を進めること」ではなく、「未来を予測して先手を打つこと」なのです。

これがまさにプランニングの本質である、ということです。

実際あなた自身やまわりを見渡してみてください。

未来に起こるであろうギャップではなく、今起こっているギャップに追いかけまわされていませんか?

結局今起こっているギャップは、過去にプランニングをしてなかったか、あるいはプランニングを失敗した結果なのです。

『HIGH OUTPUT MANAGEMENT』ではこのように例えています。

今日の問題を改めるのに必要な意思決定に集中することを強いられるのは、車のガソリンが切れてしまって慌てておたおた走り回っているようなものだ。早めに満タンにしておくべきだったことは明らかである。

「計画的に仕事を進めること」は大切なことで決して間違ってはいません。

ただしこれはあくまで仕事をする上での「手段」でしかありません。

それを「目的」にしてしまうと、やらなくてもいい仕事なのに、計画的に進めることによって「よい仕事をした」と勘違いすることもあります。

そこが落とし穴なのです。

青葉

「計画的」という言葉にカモフラージュされたムダな仕事ってあるよね~

一般的なプランニングのイメージ。

目標を設定する

達成のための行動計画を立てる

計画を実行し進捗する

これはあくまで仕事の進め方の一例であり、プランニングの本質ではないのです。

青葉

プランニングのご利用は計画的に!

(次回に続く)

この記事で使っている教科書はこちら

『HIGH OUTPUT MANAGEMENT』
アンドリュー・グローブ(元インテル会長)著
シリコンバレーの巨人が贈る世界最高のビジネス本

この記事があなたのお役に立てたなら「いいね」よろしくお願いします(^^)