「プランニング」とは「未来を予測して先手を打つこと」です。そして、未来に起こる問題を解決するための新しい仕事(タスク)を生み出すことです。管理職のバイブル『HIGH OUTPUT MANAGEMENT』を参照しながら解説していきます。

プランニングとは

まずは誤解のないように、言葉の定義から。

一般的に仕事のプランニングと言えば、こんなイメージだと思います。

目標を設定する

達成のための行動計画を立てる

計画を実行し進捗する

 

『HIGH OUTPUT MANAGEMENT』で「プランニング」と呼ばれているものは、以下の3ステップによる仕事のやり方です。

ステップ1:自分(自部門)に求められていることを把握する

ステップ2:現状どうなっているかを確認する

ステップ3:1と2のギャップを埋めるために何をするか決める

「計画」というよりも「改善」のイメージです。

 

たとえば、あなたが車でどこかに出かけるとしましょう。

まずあなたは目的地までどのくらいのガソリンが必要かざっくりイメージすると思います。同時に、燃料計をチェックしてガソリンの量を確認します。

頭の中でガソリンが足りるどうかを考えて、ガソリンスタンドに寄るべきかどうかを決めます。

これがプランニングなのです。

ステップ1:自分(自部門)に求められていることを把握する
⇒ 目的地までガソリンがどのくらい必要か?

ステップ2:現状どうなっているかを確認する
⇒ 今どのくらいガソリンがあるか?

ステップ3:1と2のギャップを埋めるために何をするか決める
⇒ ガソリンスタンドに行くべきかどうか決める

プランニングは誰でもやっていることで、そんなに難しいことではありません。

わかっちゃいるけど手が出せないプランニング

まわりから求められることと、自らの現状を比べて、「今のままじゃダメだな」となった場合、そのギャップを埋めるためには何かしなければなりませんね。

ガソリンが足りないと思えば、ガソリンスタンドに行くのです。

求められることと現状のギャップを比べてみると、なんとかしなければいけないこと、つまり新しい仕事(タスク)を発見できます。

そして、その仕事(タスク)に取り組むことによって、将来起こるであろう問題を、事前に解決することがきるのです。

つまりプランニングとは「未来を予測して先手を打つこと」なのです。

『HIGH OUTPUT MANAGEMENT』の著者アンディ・グローブはこう言ってます。

今日の問題を改めるのに必要な意思決定に集中することを強いられるのは、車のガソリンが切れてしまって慌てておたおた走り回っているようなものだ。早めに満タンにしておくべきだったことは明らかである。

結局、今目の前で起こっている問題は、過去にプランニングをしてなかったか、あるいはプランニングを失敗した結果なのです。

実際あなた自身やまわりを見渡してみてください。

目の前の仕事に追われる。問題が発生する。問題に対処する。対処しているうちにまた新しい仕事が追いかけてくる。

こんな負のスパイラルに陥っていることが多いのではないでしょうか?

今回お話したプランニングは「わかっちゃいるけど時間がない」ということで、放置されがちです。

ビジネスの現場では、目の前の問題をなんとかするのに精一杯で、未来のことを考える余裕がない場合もあります。

管理職は、自分の職場に日頃から目を配り、そんな状況がどこかで発生していないかをよく見ておく必要があります。

そして、負のスパイラルを発見したら、絶対に放置してはいけません。

無理やりでも、たとえ残業してでも、このプランニングを実行しなければ、その職場は永遠に負のスパイラルから抜け出せないのです。

仕事をする上では「PDCA(Plan Do Check Action)が重要!」と、耳にタコができるくらい聞かされていると思います。

が、PDCA云々以前に、「何に対してPDCAを回すのか?」というところを忘れてはなりません。

管理職は、目の前の問題を対処することよりも、将来起こる問題を防止することが本業なのです。

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『HIGH OUTPUT MANAGEMENT』
アンドリュー・グローブ(元インテル会長)著
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