「もっと仕事ができるビジネスマンになりたい」
「部下の能力をもっと高めたい」
「職場の業務効率を上げて、生産性を高めたい」
ビジネスパーソンであれば、みんな思っていることだと思います。
やり方は人それぞれで無限にあり、正解はありません。
私も20年以上、試行錯誤してきました。
そして導いたひとつの答え、実践的で確実に成果が出る方法は「デスクをスッキリさせる」ことでした。
「あなたの職場のデスクの上ってどんな感じですか？」
事務仕事であれば、パソコン、書類などが置いてますね。お菓子や飲み物を置いている人もいますよね。
そこでちょっとあなたに確認してもらいたいことがあります。
「デスクがスッキリしている人って、仕事できる人だと思いませんか？」
私のまわりでは、この法則がおもしろいほど当てはまるんです。
当たり前と言えば、当たり前の話ですね。
ではこの法則をひっくり返してみましょう。
デスクがスッキリ ＝ 仕事ができる人
つまり、
デスクをスッキリさせれば、仕事ができる人間になる？？
管理職であれば、仕事ができる人材を育成するのは使命です。
でも人材育成は時間がかかります。
部下もいろんなタイプがいますので、人それぞれに育成方法は違ってきます。
人材育成は簡単じゃないですね。
でも、
強制的にデスクをスッキリさせる
たったこれだけで、人財育成の大きな一助となるのです。
管理職になる前、私のデスクは常に書類で山積みでした。
デスクに置ききれない書類は、段ボールに入れて脚元においてました。
その頃の私は、書類の山に埋もれることに、快感すら覚えていました。
「ああ、俺って仕事してる～企業戦士だ～」
なんて感じてました。
その頃の私の上司は、とんでもなく仕事ができるすごい上司でした。
当時の私の会社には、20代の若手を選抜して役員候補に育成するプロジェクトがあり、私の上司はそのプロジェクトに選抜された、わが社のエースでした。（そのプロジェクトは後に無くなりましたが・・・）
この上司のリーダーシップ、記憶力、決断力など、ビジネスパーソンに必要な能力は圧倒的でした。
そして私より少し上の先輩でもあり、入社したころから公私ともにかわいがってもらっていました。
当時の私は、日々感服するばかりで、とても真似などできない、近くて遠い存在でした。
そんなある日、ふと気づきました。
「この人、いつもデスクにパソコン以外なにもない・・・」
その頃の私は、デスクがスッキリしている、ということの意味をまったく理解できませんでした。
ただ、
「デスクに何もないって、なんかカッコいいな」
と思いました。
と考え、単純にマネしてみたのです。
手始めに、デスクで山になっている書類をすべてチェックしてみました。
山積みになっていた書類のほとんどは、
・自分のパソコンに入っている情報をプリントアウトしたもの
・社内会議で配られた資料
・取引先からもらった資料
でした。
すべて捨ててみました。
ただ、
会社のルールで保管しなければならない重要書類の”原紙”と、ハンコが押されている”原紙”だけは手元に残しました。
それだけで、高さ30センチ程度の書類は、1センチにまで減りました。
1センチ程度であれば、引き出しに十分入ります。
結果、デスクはパソコンだけになったのです。
書類を大量に捨ててしまったわけです。
でも後になって困ることはありませんでした。
捨てた書類は、自分のパソコンの中、あるいは誰かのパソコンの中に入っています。（当時は共有サーバーやクラウドといったものはありませんでした）
必要となれば、いつでも手に入ります。
当時の私は、紙の書類が大好きでした。紙の方が、読みやすいし、いろいろ書き込めたりします。
でもこれは慣れだけの話でした。
最初は不便に感じていましたが、パソコン画面で資料を見て、頭に情報を叩き込むことには慣れてくるものです。
それよりも、デスクがスッキリする爽快感と、カッコよさ！
そもそも山積みにしていた書類のほとんどは、必要ないものだったのです。
当時の私は、デスクがスッキリしてカッコいい！と自己満足していた程度でしたが、後に管理職になってこれを職場で実践したときに、その真の効果を実感することになったのです。
管理職となった私は、部下に対しても、口うるさくデスクの整理整頓を指示しています。
強制的に書類を捨てさせています。
自分で捨てられない部下がいると、”一緒”に書類一枚一枚を確認します。
「なんでこんな紙持ってるの？」
「これは捨てよう」
「これは残したほうがいいね」
そんな感じで”一緒”に選びます。
とはいえ担当者は雑務も多く、管理職に比べると捨てられない書類もたくさんあります。
だから私の職場では、厚さ5センチまでは認めてます。デスクの引き出しに入るギリギリのサイズです。
仕事中は机の上に置いてもよいですが、条件を設定しています。
書類はデスク上の１か所にまとめておくことと、帰宅時はすべて引き出しに入れてから帰ることです。
机の上に書類を放置して帰宅してしまったら、翌日の朝礼で私の説教を食らうことになります。
担当業務上、どうしても書類がどうしても5センチを超える人は、ファイルにして職場の共有キャビネットに保管します。
これを繰り返し徹底した結果、私の職場は他の職場と比べて、あきらかにデスクがスッキリしてガランとした感じです。
離席していると、出勤しているのかどうかわからないほどです。
無理やり書類を撤去された部下は、ガランとしたデスクに最初は困惑します。
でもそれは最初だけです。
スッキリしたデスクに不快感を覚える人は少ないでしょう。
まずデスクを眺めて気分爽快になります。これを維持したい、という気持ちが芽生えます。
すぐに芽生えなくても、日ごろから私が口うるさく注意するので、維持せざるを得ません。
書類を置くことは、仕事を置くことです。
仕事や情報を後回しにして、”仮置き”しているだけなのです。
だから書類を置かないために、目の前の仕事をさっさと片付けるようになります。
必要な情報はパソコンの中、あるいは共有キャビネットに整理されて保管されています。
だから必要な書類や情報を探す時間が速くなります。
仕事を片付けるスピードもいつの間にか速くなっていきます。
そして一仕事終えたら、達成感を感じて気分爽快になります。机の上には何も残りません。
その繰り返しです。
仕事をまわしていくスピードはどんどんアップし、知識や経験の習得、アウトプットが加速度的に増していきます。
必要なこと、不必要なことを瞬時に判断する能力が向上します。
当然、残業時間も減り、早く帰れるようになり、心も生活も豊かになっていく。
そんなビジネスパーソンになれたら、間違いなく収入も人もついてきます。
この好循環が芽生えたら、あとは放っておいても部下は優秀なビジネスパーソンに成長していくでしょう。
私の場合は、単に「カッコいい！」と思って書類の山を撤去しました。
そこから私自身に好循環が生まれ、仕事を効率的にこなしていくテクニックが、いつの間にか身に着きました。
結果として、管理職に出世することができ、収入も増えました。
毎日定時退社で、成果もちゃんと出せて、社内外に多くの友人を持ち、幸せな会社人生を過ごしています。
人によっては、スッキリデスクにカッコよさを感じないかもしれません。
だから部下に対しては、とにかく強制的に書類を撤去させて、仕事を効率的にこなす好循環を作ります。
本当に強引に撤去します。
泣こうがわめこうが撤去
です。
もしあなた自身が書類の山に埋もれているのなら、明日、いや、今すぐに、書類を捨ててください。
騙されたと思って、とにかく実行してみてください。
大事な書類を捨ててしまったとしても・・・叱られて、謝れば済むことがほとんどです。会社では命までは取られません。
目の前の手が届くところからコントロールしてください。させてください。
大事を成し得るには小事からなのです。
私は断言します。
デスクをスッキリさせれば、仕事ができる人間になるのです！