仕事を楽しむための出張報告書とは?|部下の出張を成功させる方法【青葉の働き方】

今回の記事は会社での出張についてです。

こんなネタを記事にしてよいものか!?とも思ったのですが、私のまわりでは割と話題になることが多いので記事にしてみました。

会社での出張と言っても、その目的や行先は様々であり、そもそも出張のない仕事をされている方も世の中には大勢います。

この話は万人受けするものではありませんが笑、出張に対する私の考え方や働き方をご紹介したいと思います。

出張することがあるビジネスパーソンにはぜひ読んでもらいたいお話です。

出張するなら楽しまなきゃ損!

出張という言葉から何をイメージされますか?

仕事が大変そう?なんか楽しそう?

Yesでもあり、Noでもありますね。状況や仕事内容によって、何の楽しみもなくただ仕事をしてくるだけの出張もあれば、ほぼ観光に近い出張もあるでしょう。

当然、会社の経費を使っているのですから、仕事は仕事でちゃんとやらなければなりません。

でも、せっかく遠方に行くわけですから、夜はその土地のおいしいものを食べたり、時間があればちょっと観光したりするのは、私はよいことだと考えています。

そういった何気ない経験がビジネスで役立つこともありますし、人生のよい思い出にもなります。

仕事の出張だから仕事だけしかしてはいけない、なんてことはありません。仕事も含めてあなたの人生です。楽しまなきゃ損です!

可能であれば、出張の予定を組むときには、時間的な余裕を持って組むべきですね。

ただ、あなたの上司が難しいキャラであった場合、あるいは昭和的なモーレツ系サラリーマンであった場合笑、なかなか自由に予定を組むことができないかもしれません。

疑念の顔

なんで飛行機を使うんだ?
日帰りで行けないのか?
なんでこの移動に2時間もかかるんだ?
昼飯は新幹線の中で食べれるだろ?

そんな面倒なことを言う上司も中にはいます。言いたくなくても、経費節減のために悪役を務めている上司もいると思います。

そこは上司をうまく言いくるめてなるべくフリーな時間を作るしかありませんね。そういうテクニックもビジネスパーソンには必要な技量だと心得ておいてください。

それと、いつか自分が人の上に立ったときに、こんなことを言われたら部下がどう感じるかは覚えておくようにしましょう。

また、管理職というのは予算の管理も重要な仕事なので、本当はそんなこと言いたくないけど言わざるを得ないという立場もわかってあげてくださいね。

ごめんなさい、部下目線ではあまりアドバイスできることがありません・・・

青葉

いやいや、そんな話がしたかったんわけじゃないんだ笑

あなたが部下の出張を承認する立場である場合、ちゃんといろいろ考えて部下を出張に行かせてますか?

部下の出張を承認するとき(青葉の場合)

出張の目的を確認する

上司が指示して出張に行ってもらう場合はともかく、部下の発意で出張申請が上がってくる場合は、上司がその目的を確認して承認する必要があります。

会社の予算が厳しい場合なんかは、特にチェックも厳しくなりますよね。

上司のチェックポイント

 何をしに行くのか?
(どんな成果が期待できるのか?)

 どこに行くのか?
(目的に対して行き先が適切か?)

 いつ行くのか?
(タイミングと期間は適切か?)

 どうやって行くのか?
(効率的な計画になっているか?)

 どんなメンバーで行くのか?
(成果が出せるメンバーか?)

 職場の出張予算は大丈夫か?
 不在中の業務に支障はないか?  

これらを確認して問題がなければ、正式に出張申請書を作ってもらいます。うちの場合は、社内の出張申請システムに必要事項を入力するようになっています。

海外出張の場合は、緊急時の連絡先や詳細な行動スケジュール表も別に作成します。

出張計画書の作成は結構めんどくさい作業ではありますが、出張中に事故にあったり病気になった場合、会社として速やかなサポートをしたり、労働災害として認定してもらうためにも必要な手続きです。何かあった場合は、家族との連絡も会社側で繋ぐ必要があります。

こういったプロセスはどこの会社も同じようなものだと思います。

ここで私が重視するのは、部下のモチベーションです。

出張申請にしろ何にしろ、自分発意で上司に承認を求める行為というのは、なかなか気合がいることです。

困った顔

こんな理由で認めてもらえるかな?
自分を信頼して任せてくれるのかな?

いろんな不安を感じつつも、仕事に対する熱意で私に挑戦してくるわけです笑

私の場合、部下が行きたいと言えば、基本的にはどこでも行かせます。多少は気になることがあっても、とりあえず行ってもらう前提で、いろいろとチェックをしてアドバイスするようにしています。

もちろん会社の経費を使っていくわけですから、いくら私が甘い?上司とはいえ、会社にとって意味のない出張に行かせるわけにはいきません。必ず何かしらのプラスを得る必要があります。それは会社の仕事でもいいですし、本人の経験や成長でもOKです。

青葉

セコイこと考えて部下の熱意を奪うような上司はダメだね 小さすぎ!

有意義な出張にするために

出張の目的がイマイチ弱い場合、つまり「そんな理由でわざわざ出張?」という場合、こんなアドバイスをしてみたらいかがでしょうか?

出張に意義を持たせるためのアドバイス

「その会社に行くんならついでに〇〇の件についても交渉してきてよ!ちょうどいいタイミングだし」

「横浜に行くなら近くにあるA社の研究所でも見学させてもらったら?俺から頼んでおこうか?」

「B社の工場を訪問するんなら、うちの製造部の人も連れて行ってあげたら?きっと喜ぶし、君もいろいろ教えてもらえるよ!」

「どうせ行くなら来月にしたらどう?来月なら〇〇の件で話ができるタイミングだと思うよ」

私の場合、出張に行かせない、という判断は基本的にありませんので、行くからにはこうやって何かしらの仕事や勉強の場を与えるようにしています。

上司から出張の承認が取れて安心している部下は、もはや何を言ってもNoとは言いませんよ笑

青葉

明らかに夜遊び目的の日程組んでくるヤツでもとりあえず行かせるよ!死ぬほどヘビーな宿題を与えるけど笑

行かせることはOKとはいえ、上司の立場であれば、部下が不在中の仕事が気になるものです。

はぶて顔

行くのはいいけど、やることやってから行けよ!

いますよね。必ずこの一言が出る上司。この一言が部下にとってはけっこうウザいんですよね。

やることやってから・・・なんて言ってたら、日々いろんな仕事に追われている部下はいつまでたっても出張なんて行けませんよ。

上司として、今部下が抱えている仕事や状況は常に把握し、部下に何があっても組織としてのアウトプットが維持できるようにしておくのは当然のことです。

Aさんの仕事はBさんとCさんが協力すればなんとかなる、Bさんの仕事は自分がサポートできる、そういった事を常にイメージしながら部下をマネジメントするべきなのです。

ここはドーンと構えて、

ウィンク顔

あとは俺に任せて安心して行ってこい!

そう言いたいものです。

普段からこのくらいの心構えで働いてないと、部下が急に入院したり、転職したりしたときに慌てふためくことになります。そんなヤワな組織にしてはいけません。

もうひとつ、上司が気になるのは予算ですね。職場の出張経費も無限ではありません。会社には予算というものがあります。

経費が不足していて出張許可が出せないのであれば、部下に正直に財布の中身を見せてしまうのもひとつの手です。

でも本当に優れた上司であれば、事前にあらゆる事態を想定してうまく予算を組み、後になって出張に行けなくなるなんて事態は回避するものです。

もちろん、意味もなく多めに予算を取って、期末に “予算消化”の 無意味な出張なんてのはダメです。

そこまで悪質じゃなくても、予算を余らせることは会社に対してよいことだ、と勘違いする人も多いですが、もちろんこれもダメ。予算は予算通りに執行するのが正解です。

私の場合・・・ちょっと汚い手を使うことがあります笑

出張予算をふんだんに持っている部門の人間を甘い言葉で出張に誘うのです。そして出張予算はその人の部門から出させる笑

青葉

やってることはジャイアンと一緒だね笑

部下の出張先が海外の場合は、私はもっと口を出します。

仕事だけではなく、その土地おススメ料理やおみやげを事前に教えてあげるようにしています。一人旅の場合なら、現地にいる私の友人を紹介し、夜の遊び相手や観光案内を頼むこともしょっちゅうあります。

ここまでしてあげると、部下の出張は昼も夜も有意義なものとなります。部下の目もキラキラしてきますね。

そこで私は部下に一言指示を出します。

青葉

じゃあ出張報告書いて見せてくれる?行く前に

驚き顔

行く前に・・・ですか!?

出張報告書の作成

出張に行くときは、その仕事の成果として、出張報告書が求められるケースが多いですね。

私の場合は、仕事の内容によっては報告書を求めませんが、海外出張とか数日レベルの出張であれば書いてもらうようにしています。

日帰り出張でさえ報告書を提出させる管理職もいますが、なんでもかんでも書かせていたら、報告書を書くのが面倒だからと、部下が出張に行かなくなってしまいます。

出張というものは、コストもかかりますが、それ以上の大きな成果を出すためのものです。部下が出張嫌いになってしまっては、大きな成果を出すチャンスを逃しかねません。

その辺の指示は管理職のバランス感覚次第でしょう。

出張報告書は行く前につくる!

私は出張に行く前に、出張報告書の提出を求めました。

出張報告書というのは、出張の後に書くよりも、行く前に書いたほうがよいのです!

出張先では、先方と協議したり、現地の状況を確認したりしますが、もちろんこれらは行ってみないと結果はわかりません。

でも、ゴールは既に描けています。ゴールとは出張の目的そのものです。

先方と協議して〇〇について合意を得る、とか、現地の状況に問題ないことを確認する、とかです。

これらを先に出張報告書に書いてしまうのです。

そうすれば、あとは現地に行って、そのシナリオ通りの結果になればよし、ならなかった場合は、少し修正を加えるだけで済みます。少しの手間なので、ホテルに帰って寝る前にチョイチョイと報告書をいじれば十分です。

出張に行く前に仕事のイメージを固めることもできます。

何も考えずにとりあえず行ってみて、出たとこ勝負で仕事をするよりも、はるかに成功確率は上がるでしょう。しかも事前にそれを私に見せる訳ですから、私からも仕事を成功させるためのアドバイスがより具体的に出せます。

帰社してから報告書を書こうと思ってもそう簡単ではありません。

なにしろ、数日間オフィスを空けていたのですから、仕事は溜まってるし、電話も鳴りやまない。そんな状況では出張報告を書くヒマもありませんね。

そもそも出張という仕事は完了していて、後は上司に事後報告するためだけの資料です。忙しさのあまり、きっと後回しにしてしまうでしょう。

そうこうしているうちに、私に小言を言われてしまう訳です。

青葉

あれ結局どうだったの?あれだよ、あれ!

出張報告を出張前に書くことのメリットがよく理解できると思います。

まとめ

部下の出張を承認する場合、管理職として重要なポイントは2つ。

➊ 出張が公私ともに有意義なものとなるように上司がしっかり事前サポートすること

➋ 出張報告書を出張に行く前に書いていくこと

そこを押さえておけば、部下は出張で十分な成果を持ち帰ることができる上に、プライベートでもしっかり楽しんで、充実した顔で帰ってきます。自信もつくことでしょう。

うれしい顔

うまくやれた!ひとりでもやれるじゃん!

そして、戻ってきた瞬間に、新しい仕事に向けてまたチャレンジができるのです。

私は決して部下に媚びているわけではありません。

部下の成功は部下のもの。

彼ら自身が自ら成功をつかみ取るためには、鬼にでも悪魔にでもなるのです。

青葉

え?明後日から出張?じゃあ今日中に出張報告書な!ほら書け!