【実例】職場環境の改善|報連相(ホウレンソウ)タイムを活用しよう!【青葉の働き方】

今回の記事は、報連相(ホウレンソウ)についてのお話です。

報連相とは、報告、連絡、相談のことで、要は、

職場内でコミュニケーションをちゃんとしましょうね!

ということです。とりあえずこれだけ知っておけば十分です。後は実践するだけ。

ところがネットで報連相について調べてみると、こまかい言葉の定義や重要性の説明が多く、現場ですぐに使える実践的な情報ってあまり見当たらないんですよね。

だから私が普段やっていることや考え方を記事にしてみました。

青葉

こういうのは知識より行動!ビジネスマンは学者じゃないんだから!

この記事であなたに伝えたいこと

 報連相について、私の職場で実践している具体的な取り組みと考え方を紹介します。
 報連相をうまく使えば、どんなメリットがあるかを具体的に説明します。 

「報連相をしっかりやりましょう!」

会社ではよくそんな当たり前の言葉を耳にしますが、掛け声だけではなかなか難しいものです。

上司も部下も忙しくて、なかなか顔を合わせる時間もとれなかったりします。

そこで、私の部門では、管理職に対して『報連相タイム』という時間を、毎日強制的に設定するよう指示が出ています。

業務指示なので、全管理職は、自分の予定表に毎日30分とか1時間程度の『報連相タイム』を設定しています。

まあこの程度のことは、割とどこの会社もやってると思います。問題はここからなんです。

青葉

報連相もそうだけど、掛け声ばかりで実の無い取り組みって多いよね・・・

部下へのメッセージ

当然私も報連相タイムを予定表に設定しています。毎日昼イチの13:00~14:00を報連相タイムにしています。報連相タイムには、管理職は会議の設定をせずに、在席していることがルールとなっています。

たとえ報連相タイムを設定しても、管理職が席にいないと部下は報連相ができません。

もしこの時間に他部門からの招集などで緊急会議が入った場合は、報連相タイムの時間をズラして、必ず一日一度は報連相タイムを設けるようにしています。

ところが部下の中には、報連相タイムを無視して、取引企業との面談や、緊急性のない他部門との会議をバンバン私の予定表に放り込んでくる輩もいるのです。

はぶて顔

報連相タイムだから時間空いてるってことですよね

青葉

おいおい、それじゃ報連相タイムの意味が無いだろ!

ある日、私はこのメールを部下全員に発射しました。ちょいと厳しい内容です。

口頭で伝えてもよかったのですが、メールにした方がグサッと刺さるかなと考えました。

ほぼ原文のまま紹介します。

報連相タイムについてのお願い

各位、

お願いがあります。

私の予定表で、報連相タイムに予定を入れるときは、必ず私に断ってから入れるようにお願いします。

ただ、簡単には認めません。

「すみません、この時間しか空きがなかったんです」
「すみません、ここしか相手側の都合が合わなかったんです」

という言い訳や謝罪は私には9割通用しないと思ってください。

私の過去の経験上、深掘りして問い詰めれば、計画的に仕事ができていない、他部門や取引企業の言いなりで調整ができていないケースがほとんどでした。
ビジネスパーソンとしてそれではダメです。

なぜルールを破ってまで、あなたは私の報連相タイムに予定を入れるのか?
みんなのために私が確保している時間を、自分のためだけに使うのか?

私はとことん追求しますので、覚悟の上で断りを入れにきてください。
そして、私を説得できない場合は、時間管理ができないビジネスパーソンである、とのレッテルを一旦貼らせてもらいます。

報連相タイムは、時間管理ができない人の為に用意した予備時間ではありません。

もちろん、あなた自身に全く責任がない緊急事態、家庭や健康の事情、ということであれば話は別です。
みんなのための報連相タイムを、あなたのために使うことも問題ありません。

「そんなこと言ったら相談とか連絡が気軽にできないじゃないか!」

と思われるかもしれません。

報連相ができる人、したい人 ⇒ あなたの為の報連相タイムなので、活用してください。

報連相したくない人、あまりしない人 ⇒ 無理に自分から報連相しなくてもいいです。

「何かあったら相談しろ」と上から偉そうに言い放つ上司は、管理職としては無責任だと思っています。私はこっちから勝手に話しかけますのでご安心ください。話すのが苦手であれば、メールでもLINEでもOKです。手段はあなたに合わせます。

厳しいことを言いますが、頑張ってみてください。
私が前にいた職場のみなさんはほとんどそれができています。
それでも仕事に影響はなく、むしろ高い成果をあげて、マネジメントの評価も高いです。
私も毎日楽ができて助かってました。

みんな早く帰れてストレスも減って、成果もちゃんと出て、上からの評判もいい。

そんな職場を早く実現したいと考えています。

みなさん、よろしくお願いします。

ちょっと厳しめの内容だったので、みんな心がザワザワしたみたいです。

メール発射時点で、私の報連相タイムに予定を放り込んでいた部下は、あわててキャンセルしてました笑

報連相の実践的な運用

「報連相をしっかりやりましょう!」

そんな言葉が会社の中やネット上にはあふれています。

間違ってはいません。

でも実際に報連相の実践的な運用、つまり、報連相がしっかりできているか、と言えば、微妙ではないでしょうか?

特に管理職から部下への掛け声だけになっているケースなど最悪です。

ウィンク顔

なにか困った事があれば報連相してね!

こんな事を部下に言う管理職は、物分りのよいフリをしているだけの無責任な人間です。報連相という言葉を発すれば、管理職としての責任を果たしている思っている勘違い人間です。

そんな自分が、社長や役員にちゃんと報連相しているのか?って問い詰めてみたいですね。

うちの部門はもう少しばかり賢くて、それじゃダメだと考えて『報連相タイム』の設定を指示しました。掛け声だけよりは、ずいぶんマシです。

でもこれも、ただの掛け声とそんなに変わらないんですよね。

管理職の掛け声か、組織の掛け声か、程度の違いです。

リアルに『報連相タイム』を活用して成果を出したいのなら、まずは管理職が意識を変えなければなりません。

まず一番大切なこと。

『報連相タイム』には、管理職は絶対に自席から動いてはいけません。トイレも我慢しろ、とまでは言いませんが、とにかくじっと席に座っているのです。席を離れるにしても、職場から離れてはいけません。

『報連相タイム』に管理職が職場にいないということは、管理職自ら『報連相タイム』を意味のないものにしてしまっているのです。こんなことでは部下に偉そうにはできません。

そして私は『報連相タイム』に部下が自分の都合で予定を入れることを厳しく禁じています。

だからみんな『報連相タイム』を自分の都合では使っていけないことを、頭では理解しています。
それでも予定を放り込んでくるのは、だいたい切羽詰まった状況になっているからです。

だから言い訳をするのです。

困った顔

すみません、この時間しか空きがなかったんです

困った顔2

ここしか相手側の都合が合わなかったんです

このように、切羽詰まった状況に追い込まれる場合、ほとんどのケースでは部下自身の仕事のやり方に問題があります。

資料作成の納期が迫っていることをわかっているのに、ギリギリになってようやく作って、納期直前にあわてて私に承認レビューの場をセットするケース

取引企業から面談の申し入れがあった際、先方の都合を聞くだけだけで何の調整努力もせずにそのまま受けてくるケース

そんなのは、計画的に仕事を進める能力、調整や交渉の能力及びモチベーションの欠落です。

そもそもそんな切羽詰まった状況にならないように、自分がどう行動するか、を考えるべきなのです。そんな言い訳をする部下は私の教育的指導の対象となります。

青葉

そもそもなんでそんな状況になったのか、俺が納得するまで説明しろ!

もちろん、部下のせいではなく、不測の事態で『報連相タイム』に私の時間を使いたい場合は、話を聞きます。そもそもそのための『報連相タイム』なのですから。

ということで、厳しめのメッセージを発射したのです。

部下の恐怖心をあおることによって、仕事の能力を高めるのが狙いです笑

この手の能力は、当人の性格によることが多いので、優しく指導して頭で理解させるより、恐怖心をあおいで心で理解させる方が効果があるのです。

誰だって部下に優しく接して、いい上司だと思われたいのですが、時には厳しいことをバシっと言うのも、管理職にとって大切なことなのです。

さあ、これで『報連相タイム』に好き勝手に予定を放り込んでくる部下はいなくなりました。

それでもまだ問題があります。これだけだと、必要以上に部下を委縮させてしまうのです。

疑念の顔

この上司は気難しいな、報連相なんかしたら余計めんどくさいこと言われそう・・・

そう考える部下も出てくるでしょう。

部下のための『報連相タイム』だからと言って、ちゃんと報連相しろ!、と強制するのは軽いパワハラとも言えます。

では管理職はどうするのか?

自ら部下に話しかけるのです。

『報連相タイム』というのは、部下が上司に報連相するのではありません。

上司が部下に積極的にコミュニケーションを図る時間なのです。

部下のための時間ではなく、上司のための時間だと考えてください。それだけのことです。

もちろん、報連相したい部下は、ちゃんと自ら上司に報連相すればいいんです。日ごろの人間関係がよいってことですから、それに越したことはありませんね。

でも報連相したくない部下もいるでしょう。そんな人はいちいち上司に報連相しなくてもいいのです。ただ席に座っていればよいのです。そんな部下には、上司の方から話しかけるべきなんです。

上司に話しかけられるのすらイヤだって人もいますね。

そんな人は『報連相タイム』は上司から逃げてもいいですよ。『報連相タイム』には職場を離脱してください笑

上司とは直接会話するのがベストですが、それがイヤならメールやLINEで報連相してもいいんです。私はコミュニケーションの手段にはこだわりません。

それすらもイヤな人は・・・転職を検討するか、異動を待つか、ですね。
ハッキリ言って、人とのコミュニケーションを否定する人は、会社組織で生きていくのは厳しいです。

管理職の立場からすると、会議やら面談やらで一日中席を空けていることが多いですよね。

やっと落ち着いて席に戻ったら、部下たちはもう帰宅していた、なんてこともあります。

そんな忙しい管理職のために『報連相タイム』を設定するのです。そして、それは結果的に部下のため、組織のための貴重な時間として機能するのです。

青葉

『報連相タイム』は忙しい管理職を席に縛り付けるための時間なんだよ!

報連相タイムで実現する理想の職場

私が『報連相タイム』を活用して作ろうとしている理想の職場。

それはこんなサイクルがグルグルまわっていく職場です。

報連相タイムによる理想サイクル


上司と部下で緊密なコミュニケーションが取れる

上司のサポートによって仕事がスムーズに進む

さらに時間に余裕ができる

もっと多くの仕事をこなせ、早く帰れる

職場の成果も評判もあがる

モチベーションがあがり、みんなもっとがんばる

部下はさらに成長、上司と部下の関係もよくなる

この理想的なサイクル実現のために、報連相は重要なのです。

青葉

報連相は単なるコミュニケーションの話じゃなくて、人材育成そのものなんだよ!