あなたの会社や職場では「業務改善」をやってますか?

やってますよね、当然。

じゃ、具体的にどんなことやってますか?

一般的には、業務の優先順位づけ、システム導入による業務効率化、経費やコストの削減・・・などなど、でしょうか。

業務改善と言っても、職種や会社によって具体的なやり方や目的はまったく違ってきますね。

プロセスとしては、一般的にはこんな感じですね。よく見かける鉄板のプロセスです。

この絵を作っておいて何ですが、なんかお堅い言葉が並んでいて、これ見たら業務改善ってめんどくさいなぁ、って思いますね。

では、ちゃんと狙った成果は出ていますか?

ほとんどの方は「出ていますよ」と答えられると思います。

普通に仕事をしていたら、改善すべきポイントは普段からみんなわかってますし、後は実行するのみです。

改善活動は、やればやっただけ、大なり小なり成果はでるものです。

実はそんなに難しいことではありません。

「業務改善はPDCAサイクル(Plan/Do/Check/Action)を回すことだ」なんて、一般的にはよく言われてて、まあ確かにその通りではあるのですが・・・この言葉、私は聞き飽きちゃいました。

この言葉を使ってる本人は説明がしやすくて、気持ちいいんでしょうけど。

最後の質問です。

今の改善が終わったら、次は何を改善する予定ですか?

これが割と難しかったりしますね。

問題山積みで、ひとつひとつ改善しているのであれば、しばらくアイデアに困ることはありませんが、おそらくどこの会社も、改善活動は日頃から延々と継続していると思います。

改善活動は永遠です。呼吸するように、延々と毎日毎日継続していかなければ、企業や組織は衰退していきます。

でも、「次は何をしようかなぁ」とアイデア出しするときに、みんなが固まってしまうことがあるのです。

「変わること」の大切さ

有名な生物学者ダーウィンの名言があります。

最も強い者が生き残るのではなく、
最も賢い者が生き延びるのでもない

唯一生き残ることが出来るのは、
変化できる者である

この名言は、ビジネスマンの大好物です。みなさんも聞いたことがあると思います。

企業が生き残り、成長していくためには、環境に合わせて変化していくことが必要です。これは何も企業経営に限った話ではなく、われわれの日常業務においても変化は必要です。

「変わらないこと」の大切さ

ビジネスシーンでは「何かを変えていく」ということはポジティブに受け取られます。

業務改善の活動も、悪いところを変えていく、というイメージが強いと思います。

でも、何でもかんでも変えればいいというものではありません。

業務改善に取り組む場合は、変えるべきことを見つけると同時に、「変えてはいけないこと」も見出す必要があります。

普段から当たり前にやっていて特に意識してなかったけど、実はこれってすごいよね、という仕事のやり方を、発見し再認識するのです。

この「変えてはいけないこと」は、あなたの会社や職場の資産になります

ちゃんと見つけて磨いてあげないと、ただその辺に転がってるだけの石ころなのです。

私はよく ”固定”と”変動” という言葉を使うのですが、業務改善においては、

変えずに大切に守っていくこと(固定)
環境や状況に合わせて変えていくこと(変動)

をセットで認識することで、場当たり的な改善で終わることなく、会社や組織の土台を強靭にしていくのです。

業務改善アイデアの出し方

ここから私の実践方法をお話します。

完全自己流のバカみたいなやり方なので、参考になるかどうかはわかりませんが。

私が仕事でやり方を変えたり、新しいことにチャレンジするときには、とりあえず後先のことはあまり考えません。

変える対象の仕事、つまり業務改善アイデアも

「どの仕事のやり方を変えるか・・・」

なんてことも考えません。

業務改善は、考えるよりも行動重視です。

なぜなら、行動することによってのみ、新しい発見が出てくるからです。

部下を集めて「何か業務改善のアイデアはありませんか?」なんて会議をやるのは、時間のムダだと思っています。

だから、気が向いたときに、いきなり私の業務改善は始まります。

例① 意味のない書類

部下が承認サインをもらいに、ある書類を私に持ってきます。それは日々の業務で見慣れた書類だとします。

私は唐突に部下に問いかけます。

「この書類を廃止したら、会社はどうなるかな?」

本当に、ランダムに、私の気が向いたときに、何も考えずにこのような質問をしています。

当然部下は困惑しながらも、無くなったら困るという理由を説明してくれます。

ほとんどの場合は、「バカな質問しちゃったね、ゴメンゴメン」で終わるのですが、これがたまにヒットすることがあるんです。

会社員

いや、昔からの習慣でこの書類使ってますが、今ではシステム化されているから、この書類は必要ないんですよ

例② オーダーのやり方

とある機械の購入を検討しているとき。

機械本体と、その機械のメンテナンス用工具をセットで買うのが通例となっています。

私は唐突に問いかけます。

「本体と工具をそれぞれ違う会社から買ったらどうなるかな?」

メンテナンス用工具セットは、その機械の専用工具なので、普通はバラ買いなど誰も考えません。

もそもその機械の会社を敵にまわしてしまう発想です。

でもたまにヒットします。

会社員

ああそれアリかも・・・昔はよく壊れてたので工具もセットで買ってましたが、最近のモデルはメンテナンスフリーが売りですからね
そもそも工具なんていりませんよ

業務改善は突然に

2つの事例に共通しているのは、

日常の中で、後先考えずに、ランダムに唐突に問いかけてみる

ということです。

仕事の中に埋もれている ”変えるべきこと” は、腕組みして頭だけで考えるよりも、実際に体を動かし、仕事をまわしているときの方がよく見えます。

ただし、見えるのは一瞬です。その一瞬を逃してはなりません。

一瞬、違和感を感じたときこそが、業務改善のキックオフなのです。

考えれば考えるほど、変えてはいけない理由ばかりが頭をよぎります。

中途半端に仕事を知って慣れてしまっていることが、無意識のうちに思考の邪魔をするのです。

だから会議室にみんなを集めて、業務改善アイデアはないか?なんて話し合いをしても無駄なのです。

みんなあれこれ考えてしまい、変えてはいけない理由ばかり頭によぎるのです。

でも、適当に誰かに聞いてみれば、自分の知らない事実が出てくることがあります。

唐突に質問することによって、部下にあれこれ考える時間を与えないようにすれば、部下が素直に感じている疑問が口をついて出てくることもあるのです。

下手な鉄砲も数打てば当たる的なやり方ですが、1日3つでもよいので、そんなバカげた問いかけをしてみてください。

1週間に1つヒットしただけでも、スゴイことではないですか?

本当に変えるべき仕事は、当たり前の日常の中に、いくらでも埋もれているのではないでしょうか。

私たちの日常業務を取り巻く環境は日々変化しています。

そして、どんなに優秀なビジネスパーソンでも、そんな変化をすべて察知することはできません。優秀であればあるほど、自分の見えている世界がすべてだと勘違いしてしまいます。

特に管理職が陥りやすい罠です。

だから、たまにはバカになって、いろんな人に問いかけてみることをオススメします。