【実例】職場環境の改善|異動して最初の一週間でやったこと【青葉の働き方】

新しい職場で最初の一週間がなんとか終わりました。

8年ぶりに職場が変わって最初の一週間。

今回の記事は、異動後どのように最初の一週間を過ごしたか、というただのサラリーマン日記です笑

私の仕事に対する考え方や、よその会社のリアルな雰囲気、管理職の仕事にご興味のある方だけ読んでください。

異動の後、最初の一週間

最初の一週間でやったこと

・職場の引っ越しと席替え
・職場の整理整とん
・新職場の組織編成と担当の見直し
・新職場の業務内容ヒアリング
・業務の引継ぎ
・新しく担当する企業への挨拶
・これまで担当した企業への挨拶

こんなことを毎日やりながら、会議に出たり、メール処理したりしていたら、あっという間に一日が終わってました。

職場の引っ越しと席替え

別の記事でもお話しましたが、職場移動を断行しました。

実際に机を動かし始めると、みんな楽しげにワイワイやってましたね。仕事中はおとなしいこの職場。ところが引っ越しとなると、すごくいい動きするんです。

机を動かす前に、まず若手のひとりが言い出しました。

「机を動かす順番と移動ルートを先に考えておいた方がよくないですか?」

それに呼応するみんな。

「そうだね。みんなが勝手に動いちゃうと渋滞しちゃうよね!」

後はその若手を中心に、みんなで作戦会議です。まさかこんなにチームワークがいい職場だとは思ってませんでした。

席替えしてよかった!みんなのいいとこが見れた!

ちなみに今回の席替え、こんなイメージです。

座る場所はみんなに自由に決めてもらいました。

でも上司の隣には誰も座りたくないですよね。だから私の両隣だけは指名しました。

右隣はベテラン庶務の女性。左隣は私が絶大な信頼を置いている先輩女子社員です。両手に花!と言ったら、この二人に頭を叩かれそうですが笑

頼りになるこの二人に私の両サイドをしっかり守ってもらいます。

職場の整理整とん

席替えが終わって一息ついたところで、今度は整理整とんを指示しました。

指示の仕方にはひと工夫してみました。

私は、引っ越しをする前に、みんなのデスクの片付き具合を密かにチェックしていました。そして、デスクがスッキリしている部下を5名ほど選抜し、その5名を会議室に呼びました。

選ばれた5名は、何事かと不安そうな顔で会議室に入ってきました。

そこで私は整理整とんの重要性を説明し、1人を安全衛生環境担当に任命。残り4人をサブリーダーとして、整理整とんを開始するように指示したのです。

なぜデスクがスッキリしている5名を選抜して指示したのか?

この5名は無意識に整理整とんができる人たちです。キャラ、と言ってもいいかもしれません。だから、整理整とんの重要性について、誰よりも理解でき、まわりに展開できる人たちだ、と考えました。

これが大成功!

説明を聞き終えた5名は、嬉々として会議室を出ていき、ほかのメンバーにテキパキと指示を始めたのです。

もし私が全員を呼んで、整理整とんの指示をしたとしたら・・・

きっとみんなひとりで黙々とデスクやキャビネットの整理をやったでしょう。自分のところだけ。

そして、もともと整理整とんが苦手なキャラの人は、適当にやって終わらせていたはず。

でも選抜された5名の精鋭は、整理整とんについては私の分身です。こんな些細な仕事でも、選抜された、ということに気分が上がっているようにも見えます。

職場のあちこちで笑い声があがってます。めずらしくザワザワする職場。

びっくりするくらい整理整とんが進んだのでした。

段ボールの山が築かれました。

その山を職場のみんなと眺めました。

青葉

おいおい、どこにこんだけ書類が埋もれてたんだ笑

この沈んだ職場のみんなが、少し誇らしい顔をしているように、私は感じました。

新職場の組織編成と担当の見直し

仕事の内容も部下のこともよくわからないので、大きくは変えませんでした。

職場移動と整理整とんだけで、相当な変化がありました。これ以上、担当業務まで変えてしまうのは、変化ありすぎ。さすがに職場も混乱します。

今回の異動で、私の新しい職場は担当領域が拡大し、合わせて私と一緒に数名が他部門から異動してきているので、各人の担当はそのままにしておきました。

青葉

まあ担当見直しは、しばらく様子を見てから必要に応じてやろうかなと

新職場の業務内容ヒアリング

新しい職場の部下数名と、1 on 1の面談をして、業務内容の説明をうけました。

新しい担当業務の話は私にとっては新鮮で、とても勉強になりました。

今週は時間が無くて全員とはできなかったのですが、来週以降も引き続き順番にやる予定。

でも、職場の全員とは、毎日一言は会話するように気をつけてました。

はぶて顔

新しい上司は私と口を聞いてくれない・・・

なんて思われたらいけませんからね。

一日一言の会話って、かなり意識してやらないとなかなか難しいんですよ。
一日はあっという間だし、お互い会議や外出で顔を合わせないこともありますからね。

日々の職場の声掛け。

これは本当に大切なことなのです。

前任からの業務引継ぎ

前任管理職からいろいろと引継ぎを受けました。

仕事の話は、部下に聞けば大体なんとかなりますが、管理職というのは一般社員の知らないドロドロした世界の仕事もしてるんですよね・・・

ある程度覚悟はしていましたが、やはり深い闇のある職場でした。職場だけではなく、担当している取引企業の闇も深い。特に、オーナー系企業内部の権力闘争や確執。私の仕事には、そんな企業間のトラブル調停なんかもあるのです。

私がこの職場に異動を命じられた大きな理由は、こういった社内、社外のドロドロの掃除です。

まだどうやって掃除するかのイメージは固まってませんが、闇の深さだけは理解できました。

青葉

ドロドロお掃除については、いつか記事にするかも・・・できないかも笑

一方、前職場への引継ぎ、つまり私から私の後任管理職への引継ぎですが、何もやってません笑

今のところ、私の後任者から特に何か聞かれることもありません。普段からチームの状況がわかるように情報管理していて、それを部下と共有していたので、元部下たちがうまく説明してくれているようです。

管理職の責任である人事情報も、管理職専用データベースにしっかり入っているし、ドロドロした話も特にない職場だったので、引継ぎが楽です。

私の後任者は、ロケットスタートで新しい仕事が開始できるというわけです。

新しく担当する企業への挨拶

私は調達の仕事をしているので、多くの企業と取引をしています。当然、各企業の経営者や管理職と日々深いコミュニケーションを行っています。

今回、新しくお付き合いをする企業については、こちらから出向いて挨拶した企業もあれば、先方から挨拶に来られた企業もありました。

まだほんの一部の企業としか挨拶できていませんが、期待と不安が入り混じった視線はビンビンに感じました。

前の職場では、私が担当していた取引企業は大企業がメインでした。新しい職場では、比較的中規模な企業が多く、オーナー系企業多数です。

オーナー系企業とは、たとえば ”山田さんが社長の山田株式会社” みたいな、創業者あるいはその一族が経営している企業です。

私の会社のOBが社長や役員をやっている企業も数多くあります。中には私の元上司が役員をしている企業も・・・ちょっとめんどくさい笑

私の仕事は調達なので、これらの企業からすると、私は大切なお得意様になります。中には、うち向けの売り上げがほとんどを占める、系列に近い存在の企業もあります。

そんな近い関係にある企業については、単に取引をするだけではなく、経営戦略や役員人事なんかも、私の会社が深く関与しています。

新旧交代の挨拶の場では、私の前任者も同席しました。前任者は、私への引継ぎも兼ねてでしょうか、相手企業との課題についていろいろと話をしていました。

「おたくの子会社の社長、そろそろ退任でしょう。候補は決まったんですか?」

「中国に作る新しい工場。あれ、やめた方がよいのではないですか?」

そんな会話をしていたのですが・・・

取引企業のみなさん顔が暗い!

前任者の言ってることは、正論で筋は通ってます。でも、どうも取引企業のみなさんは納得できていない様子。

そんなことお構いなしに、ペラペラと課題を語る前任者。

どうもコミュニケーションに問題がありそうです。

これまで担当した企業への挨拶

異動する場合、これまでお世話になった企業には、こちらから異動の連絡と挨拶をするものですよね。でも私は一切しませんでした。

別れの挨拶、みたいなことを言いたくなかったのです。会社を辞めるわけではないですし、また担当することもありますからね。

青葉

マナー違反な気もするけど、まあ俺、変わり者だから笑

私の異動の噂を聞きつけた多くの取引企業の方が挨拶に来られました。

企業

噂はほんとですか??何も聞いてなかったので驚きましたよ~

そこで私は異動の挨拶をしなかった理由を説明しました。

青葉

いちいち別れの挨拶なんかしませんよ!だってこれからも困ったことがあったらすぐに相談してもらいたいから!

真意を理解してもらえれば、悪い顔する人はいませんでしたね。

新しい職場の問題点

そんなこんなであっという間の一週間でしたが、いくつか問題を感じました。

引っ越し作業ではすばらしいチームワークを発揮した職場のみなさんですが、仕事となるとまだまだタコツボにこもってます。つまり自分の仕事だけ淡々とこなし、チームとしての一体感が感じられません。

管理職がチーム全体の動きを管理するツールもありません。全体のタスク管理をしている形跡もないし、部下のキャリアを一覧にまとめた資料もない。組織としての成果をまとめた資料すらありません。

私の前任者は、部下が個別に抱える業務のサポートはしっかりやってましたが、全体の管理をあまりやってなかったようです。

青葉

つまりこの職場、誰が何やってどんな成果が出てるのかさっぱりわからない・・・

ちょっと私のマネジメントスタイルとは違うので、これからチームの管理ツールの整備をゼロからやっていかないといけません。

それと、部下たちが情報難民になってます。

青葉

来年発売予定の新製品だけど、どうも発表延期になるらしいね・・・え?聞いてないの??

目の前の仕事しか見ていないから、会社全体の動きをよくわかってない。そういう話を前任者はあまりみんなにしてなかったようです。

もちろん、担当者なら知らなくても仕事はまわせますが、それでも全体の動きは知っておくべきです。

部下はロボットではありません。ちゃんと情報を与えて、自分で考えさせて、日々の単純な仕事にも大きな意味を自ら見出さなければいけません。そのように仕向けるのが管理職の務めです。

前任管理職は、仕事を点でしか見ておらず、面でとらえてなかった、そんな印象を受けました。面でとらえておかないと、風に乗ってチームというヨットを正しい方向には導けません。会社の中というのは、常に風が吹いていて、その風向きはコロコロと変わるのです。

前任者をあまり批判してはいけませんが、ちょっと残念な仕事のやり方です。業務知識が豊富で、プロフェッショナルな方です。その点では部下の信頼もあります。

でも、チームで仕事をして、チームで成功して、チームで喜びを分かち合う、そんな組織を私は作りたいのです。

青葉

ま、これからいろいろ大変そうだけど、頑張ってみるよ!